东北农业大学招标采购项目资料存档规范

第一章总 则

第一条 为进一步加强东北农业大学招标采购项目存档工作，建立规范、真实、完整的招标采购存档资料，妥善保存每项招标采购活动档案，确保学校招标采购整体工作的有序开展，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例、《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部 87 号令）和《黑龙江省政府采购档案管理办法（暂行）》（财采〔2016〕11 号）的有关规定，结合学校实际，特制定本《东北农业大学招标采购项目资料存档规范》。

第二条 本规范所称招标采购项目资料，是指在招标采购活动中形成的、与招标采购活动有关的一切记录及其载体等原始资料的总称。

第三条 招标采购项目存档资料包括文字、图纸、图表、声像等不同形式。

第四条招标采购项目存档载体包括纸介、磁盘、U 盘、光盘以及其他形式载体等不同媒质。

第二章资料存档归集整理范围

第五条 招标采购资料存档是按每宗招标采购项目为归集单元，以招标采购相关法律法规制度要求和学校招标采购工作实际需要为存档归集范围。

第六条 招标采购存档资料以招标采购活动轨迹为档案归集顺序，以招标采购文件备案登记为单项存档终结，每宗招标采购存档资料按照年度编号、按招标采购业务顺序进行编目组卷。工程招标和物资采购分开独立存档。

第三章资料存档目录和内容

第七条物资采购存档资料具体包括：

（一）东北农业大学物资采购审批表；

（二）专家论证意见表、进口审批表、会议纪要、资金到位说明（承诺）等（如有）；

（三）采购公告；

（四）评标记录表；

（五）中标通知书或成交公示截图；

（六）招标文件（或采购文件）；

（七）中标单位投标文件；

（八）采购项目备案材料；

（九）特殊项目其他材料（如有）。

第八条工程招标存档资料具体包括：

（一）工程招标项目申报审批表；

（二）招标公告；

（三）中标公示（截图）；

（四）招标文件；

（五）中标单位投标文件；

（六）中标通知书；

（七）招标备案材料；

（八）工程量清单；

（九）招标控制价；

（十）其他存档材料（如有）。

第四章存档人员管理要求

第九条实行招标采购资料存档工作岗位责任制，指定专人负责招标采购资料存档的管理工作。

第十条 资料存档管理人员必须在招标采购活动结束后，合同签订后一个月内整理立卷，按业务顺序整理项目的全套资料，填写档案目录，装订成卷。

第五章资料存档的时限要求

第十一条每年 5 月 31 日前，将上一年度全部招标采购存档资料移交学校档案馆管理。物资采购档案的保存期限自从存档之日起为期十五年；工程招标档案的保存期限自从存档之日起为期三十年。

第六章资料存档的其他要求

第十二条 招标采购存档资料必须真实、完整和有效，需要补齐时，由相应责任人出具相关文件说明补齐原因及有关信息，经审核无误后，归入原档案统一管理。

第十三条 招标采购存档资料内容，签名、印鉴手续必须齐全，档案资料要求必须是原始件的，不可用复印件替代。

第七章附 则

第十四条 本规范如与上位法相违背，按照上位法规定执行；本规范未规定的，按照《黑龙江省政府采购档案管理办法（暂行）》（财采〔2016〕11 号）执行。

第十五条本规范自公布之日起执行。